80.000 Mitarbeiter an rund 100 Standorten weltweit, davon 60.000 in Schwellenländern Osteuropas und Afrikas mit einer nicht geringen Analphabetenrate in der Belegschaft. Keine Chance, diese Mitarbeiter online zu erreichen und zu befragen. Hinzu kamen intransparente Organisationsstrukturen und lückenhafte Organisationsdaten sowie keinerlei Vorerfahrung mit einer weltweiten MAB. Wir hatten drei Monate Vorbereitungszeit. Eine Vorgabe, die es unter allen Umständen einzuhalten galt, weil vor dem Jahreswechsel Daten für Audits benötigt wurden und die Befragung versprochen war.
Das Projekt stellte eine große Herausforderung dar, vor allem für das Unternehmen selbst. Nach anfänglichem Zögern ließen wir uns auf das Vorhaben ein. Dank unserer Erfahrung, unseres Know-hows und unserer IT-Tools konnte das Projekt in kürzester Zeit aufgesetzt und letztlich erfolgreich bewältigt werden. Die von Anfang an vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Projektleitung und dem Management ermöglichte kurze Wege, effiziente Abstimmungen und schnelle Entscheidungen. Eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg.
Die Projektarbeit hatte es entsprechend in sich. Zunächst galt es, gemeinsam mit der Projektleitung zu ermitteln, wie die Matrixorganisation weltweit tatsächlich gestaltet war. Denn eine transparente Organisationsstruktur ist Grundlage für eine saubere Auswertung, diese wiederum für die Akzeptanz der Ergebnisse. Anschließend wurde das Gesamtkonzept zügig entwickelt und abgestimmt. Unsere Standardfragen des Strategische-Fitness-Modells, für die uns weltweite, solide Benchmarks vorliegen, bildeten den Kern des Fragebogens.
Ein Briefing-Gespräch mit dem Vorstand, ein Strategiepapier und verschiedene Unternehmensleitbilder nutzten wir als Grundlage, um unternehmensspezifische Fragen zu entwickeln und zu ergänzen. Diese sollten strategisch relevante Themen messen und die anschließenden Dialoge in die richtigen Bahnen und auf die richtigen Themen lenken.
Klar war: Sämtliche Fragen mussten in einer einfach gehaltenen Sprache formuliert werden, sodass alle sie verstehen konnten. Für den üblicherweise gebotenen LOGIT-Pretest war keine Zeit, denn der Fragebogen musste in 20 Sprachen übersetzt, programmiert, gedruckt und rechtzeitig weltweit an die Standorte, die mit Papier arbeiteten, versendet werden.
Auch bei mehreren anderen Erfolgsfaktoren war unsere langjährige Expertise gefragt. Es ging unter anderem um: realistische Projektplanung, vorbereitende Kommunikation, effizientes Projektmanagement, die Einbindung aller Standortkoordinatoren, Online- und Papierbefragungen, Logistik sowie unterschiedlichste Sprachen.
Die Beteiligung war mit 67% für LOGIT-Verhältnisse niedrig, üblicherweise liegen unsere Beteiligungsquoten über 80%. Mehr war in der kurzen Zeitspanne und mit der notgedrungen rudimentären Vorabkommunikation nicht drin. Das Unternehmen war damit hochzufrieden, es hatte deutlich weniger erwartet. Und die Datenqualität war exzellent, das zeigten sowohl die Beantwortungsquoten und Auslassungen über alle Fragen hinweg wie auch unsere Analysen zur Itemäquivalenz in verschiedenen Sprachen.
Die Ergebnisse, unsere Empfehlungen und das Folgeprozess-Konzept präsentierten wir auf der internationalen HR-Tagung. Der Vorstand und die HR-Community waren begeistert und griffen unser Konzept für ihre jeweiligen Verantwortungsbereiche auf.
Die ersten drei Führungsebenen und die internationalen Koordinatoren bereiteten wir mit verschiedenen Webkonferenzen auf ihre Aufgaben im Folgeprozess vor. Unsere Standardwerkzeuge für den Folgeprozess wie Leitfäden, Lern-Videos und unser Follow-up-Tracking-Tool unterstützten den Prozess und halfen Management und HR, den Folgeprozess zu steuern und dessen Qualität im Auge zu behalten.
Die erste weltweite Mitarbeiterbefragung kam im gesamten Unternehmen sehr gut an und stieß an vielen Standorten positive Veränderungs- und Verbesserungsprozesse an.
Nebenbei hat das Unternehmen eine nie dagewesene Transparenz über die eigene Organisation erlangt, was auch anderen Projekten zugute kommt. Künftige Befragungen sollen auf den Erfahrungen und Erfolgen der ersten MAB aufbauen. Mehr Vorbereitungszeit garantiert!
Wie können wir Ihrer Organisation helfen?
Wir helfen Ihnen, die für Ihr Unternehmen passende Befragungslandschaft strategisch zu entwickeln und erfolgreich sowie maßgeschneidert zu gestalten, um wertvolle Einblicke und Ideen vom Herzstück Ihrer Organisation zu sammeln: Ihren Mitarbeitern.