Tips voor de succesvolle uitvoering van een feedbacktraject

Je feedbacktraject loopt. De eerste respons druppelt binnen, interviews worden afgenomen. Hoeveel tijd kun je hier het beste voor reserveren? En hoe ga je de informatie die je binnenkrijgt handig verwerken? We vertellen je er alles over in deze blog.

Tips voor de succesvolle uitvoering van een feedbacktraject

We schreven al eerder over de verschillende stappen in een succesvol feedbacktraject. Bijvoorbeeld waar je rekening mee moet houden voordat je aan de slag gaat met feedback van medewerkers, als je feedback ophaalt via een vragenlijst, als je feedback ophaalt via interviews of een panel en we deelden onze tips voor een goede start van een feedbacktraject. Dit keer focussen we op een succesvolle uitvoering. Wat is een goede responsperiode? En hoe ga je de informatie die je binnenkrijgt op een handige manier verwerken?

Responsperiode

Bij responstijden van kwantitatieve onderzoeken gaat de 80-20 regel op; de meeste respons op je onderzoek komt de eerste dagen binnen. De responstijd kan per onderzoek variëren, maar gemiddeld wordt 2 tot 3 weken responstijd aangehouden. Valt de respons tegen, dan kun je een reminder sturen en de responstijd met een paar dagen verlengen. Belangrijk is om de respons dagelijks te volgen en ook te communiceren. Het onderzoek is zo weer voorbij, elke dag telt tijdens de meetperiode.

Bij een kwalitatief onderzoek is het handig om twee tot drie weken te reserveren voor het voeren van alle interviews of paneldiscussies en deze geclusterd uit te voeren. De informatie uit de gesprekken is dan nog vers en kun je direct verwerken.

Medewerkersonderzoek

Richt flexibel je eigen onderzoek in. Jij kiest de inhoud, doelgroep en timing!

bekijk nu

Informatie verwerken

Bij een kwalitatief onderzoek kun je na afloop van de onderzoekmethode zelf conclusies formuleren op basis van je verzamelde informatie en die verwerken in een rapportage. Maar bij kwantitatief onderzoek heb je te maken met een extra stap: de verwerking van de ingevulde vragenlijsten. In dit geval zijn er 4 belangrijke punten om rekening mee te houden:

  1. Maak het zo makkelijk mogelijk voor medewerkers om de vragenlijst retour te zenden. Bij digitaal onderzoek gaat dat vanzelf, ingevulde vragenlijsten komen na het klikken op 'verzenden' direct binnen op een beveiligde server. Een schriftelijke vragenlijst kun je terug laten sturen naar een antwoordnummer.
  2. Zorg dat je de specifieke vragenlijsten van teams nog kunt herkennen: hoe groter en internationaler je organisatie is, hoe belangrijker het is om specifieke vragenlijsten op te stellen voor verschillende landen, business units en teams. Je kunt bijvoorbeeld een code meegeven per groep.
  3. Verwerk de ingevulde vragenlijsten zorgvuldig. Als je de vragenlijst via internet laat invullen, bespaar je veel tijd, op voorwaarde dat je van tevoren een goed systeem hebt opgezet. Schriftelijke vragenlijsten kun je door een gespecialiseerd bureau automatisch laten inlezen (optical character reading).
  4. Verwerk de antwoorden op open vragen op de juiste manier. Het is belangrijk dat je de geschreven antwoorden omzet naar standaard lettertypen (voor de anonimiteit). Ook is het verstandig de opmerkingen door te nemen en eventueel te bewerken (anonimiseren, als je onderzoek anoniem is).

Wil je meer tips?

Verzeker jezelf van een vliegende start van je feedbacktraject door goed voorbereid van start te gaan. In onze gratis checklist staan volop praktische tips voor het vervolg van je feedbacktraject. Wij geloven dat je als organisatie succesvoller bent wanneer je luistert naar de feedback en ideeën van je medewerkers. Je eigen mensen weten als geen ander wat er handiger en slimmer kan. Door je medewerkers erbij te betrekken, ervaren ze meer werkplezier en presteren ze beter. Je organisaties worden hierdoor innovatiever, wendbaarder en klantgerichter.