Mitarbeiterbefragung Schritt 1: Die Vorbereitungsphase Ihrer  (Teil 1)

In diesem ersten Artikel unserer Reihe zum Aufsetzen erfolgreicher Mitarbeiterbefragungen befassen wir uns mit der Vorbereitungsphase. Bevor es richtig los geht mit dem Projekt Mitarbeiterbefragung, sollten Sie zunächst Klarheit erlangen über die Ziele und die Positionierung der Befragung, die Stakeholder, die Sie involvieren müssen und selbstverständlich auch darüber, wie Sie die Anonymität der Befragung sicherstellen.

Mitarbeiterbefragung Schritt 1: Die Vorbereitungsphase  (Teil 1)

Ausschlaggebend für eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung sind eine gut durchdachte Strategie und sorgfältige Vorüberlegungen im Hinblick auf die Vorbereitungsphase, die Umsetzung, sowie den Folgeprozess. Zuallererst sollten Sie definieren, was die Ziele Ihrer Befragung sind und welche Positionierung das Projekt in Ihrer Organisation haben soll. Ähnlich wichtig ist es, die relevanten Stakeholder rechtzeitig zu definieren und diese von Beginn an in das Projekt miteinzubeziehen. Und schließlich sollten Sie sich noch über die folgenden Fragen Gedanken machen: Welche Befragungsmethodik ist für Ihre Organisation am geeignetsten? Würde eine Pulsbefragung besser angenommen werden als eine umfangreiche jährliche Mitarbeiterbefragung? Wie werden Sie die Anonymität der zu befragenden Mitarbeitenden sicherstellen?

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Die Ziele und die Positionierung Ihrer Mitarbeiterbefragung 

Eine Mitarbeiterbefragung sollte so konzipiert werden, dass sie Ihnen möglichst tiefgreifende Einblicke gewährt in Bereiche wie Arbeitsmotivation, Teamdynamiken, Führung, Unternehmenskultur, vorhandene Ressourcen sowie andere für Ihre Organisation relevante Themen. Vielleicht mangelt es an Innovationen? Oder den Kundenbedürfnissen sollte erhöhte Aufmerksamkeit geschenkt werden? Sind Ihre Mitarbeitenden engagiert? Werden sie angemessen gefordert und gefördert?
Unabhängig davon, ob Sie sich für eine schnelle und flexible Pulsbefragung oder eine umfangreiche strategische Mitarbeiterbefragung entscheiden, müssen Sie definieren, welche Themen für Sie zentral sind – beispielsweise Arbeitszufriedenheit, Commitment, Engagement, Loyalität, Motivation oder Kundenorientierung. In jedem Fall wird Ihre Befragung ohne eine klare Zielsetzung eine deutlich geringere Wirkung erzielen und letztlich nicht zu den Ergebnissen und Veränderungen führen, die Sie sich für Ihre Organisation wünschen.

Stakeholder

Es ist von zentraler Bedeutung, dass die Mitarbeiterbefragung in Ihrer Organisation von allen Seiten unterstützt und proaktiv gefördert wird. Viel zu häufig passiert es, dass Befragungsergebnisse in einer Schublade verstauben, weil die Resultate nicht akzeptiert und angenommen werden oder ihnen keine konkreten Taten folgen. Um nicht in diese Falle zu tappen, ist es wichtig alle relevanten Stakeholder nicht erst in der Umsetzungs-, sondern bereits in der Vorbereitungsphase einzubinden. Wenn Sie wollen, dass die Stakeholder basierend auf den Ergebnissen Maßnahmen ergreifen, sollten Sie diese bereits von Beginn an in den Entscheidungsprozess einbinden.

Die folgenden Stakeholder sollten Sie idealerweise bereits in der Vorbereitungsphase berücksichtigen:

  • Führungskräfte
  • Leitende HR-Verantwortliche
  • Geschäftsführung bzw. Vorstand
  • Interne Kommunikationsverantwortliche
  • Betriebsräte (falls vorhanden)

Es ist empfehlenswert, Betriebsratsmitglieder von Anfang an zu involvieren - nicht nur, um deren Erwartungen gerecht zu werden, sondern auch, da Sie eine entscheidende Rolle bei der Positionierung der Befragung in der Organisation spielen können. Wenn Sie auf internationaler Ebene agieren, sollten Sie auch an die Einbindung aller Standorte denken.

Befragungsmethodik

Wenn Sie Ihre Befragung aufsetzen, müssen Sie sich gut überlegen, welche Befragungsmethodik für Ihre Organisation am passendsten ist. Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie auch entscheiden, ob Sie die Befragung und den anschließenden Folgeprozess selbst durchführen möchten oder ob Sie einen externen Dienstleister beauftragen wollen.

Bei der Festlegung der Befragungsmethodik sollten Sie drei Phasen berücksichtigen:

  • Distribution: Wie können Sie die Verteilung der Fragebogen organisieren, sodass sie bei allen Mitarbeitenden mit möglichst geringem Aufwand ankommen? 
  • Teilnahme: Wie können Sie die Teilnahme für Befragte möglichst ansprechend gestalten?
  • Datenerhebung: Wie können Sie sicherstellen, dass Sie eine möglichst hohe Beteiligungsquote erzielen?

Anonymität

Mindestens ebenso sehr wie eine hohe Beteiligungsquote wünschen Sie sich sicherlich belastbare Ergebnisse. Sie wollen, dass sich Ihre Mitarbeitenden wohlfühlen und sich sicher sind, dass sie ihre ehrliche Meinung äußern können. Können Sie garantieren, dass diese völlig anonym an der Befragung teilnehmen können?

Um die Anonymität der Mitarbeitenden sicherzustellen, sollten Sie die folgenden Punkte berücksichtigen:

  • Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeitenden den Fragebogen ausfüllen können, ohne das Gefühl zu haben, überwacht zu werden.
  • Gewährleisten Sie, dass die Antworten auf einer geschützten Plattform eingehen und gespeichert werden.
  • Verwenden Sie möglichst nur wenige sog. Statistik-Fragen (z.B. Geschlecht, Betriebszugehörigkeit, Alter).
  • Überführen Sie handschriftliche Antworten in Computertext.
  • Berichten Sie nur Ergebnisse auf aggregierter Ebene und beachten Sie Fallzahlgrenzen für die Auswertung.

Sie sollten außerdem verhindern, dass die Mitarbeitenden den Fragebogen mehr als einmal ausfüllen können. Jeder Mitarbeitende sollte nur einmal in die Ergebnisse eingehen, um Duplikate und unzuverlässige Ergebnisse zu verhindern. Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie Login-Codes verwenden, die man nur einmal nutzen kann.

Dies ist nur der Beginn des Prozesses – lesen Sie auch unsere weiteren Artikel zum Aufsetzen erfolgreicher Mitarbeiterbefragungen. Sie können sich auch unsere Checkliste herunterladen, die beschreibt, wie Sie erfolgreich Feedback von Ihren Mitarbeitenden einholen können. Sie umfasst den gesamten Prozess – beginnend bei der Vorbereitungsphase und Kommunikation bis hin zur Auswertung und Maßnahmenableitung.

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