Mitarbeiterbefragung Schritt 1: Die Vorbereitungsphase (Teil 2)

Im ersten Teil unserer Blog-Reihe hatten wir uns mit dem Zweck und der Positionierung der geplanten Mitarbeiterbefragung, sowie den zu berücksichtigenden Stakeholdern und den zu bedenkenden Anonymitätsaspekten befasst. In diesem zweiten Teil nun geht es um das Design des Fragebogens: Wir diskutieren, worauf Sie bei der Formulierung Ihrer Fragen und der Auswahl geeigneter Antwortskalen achten müssen – sodass am Ende ein für die Befragten attraktiver Fragebogen entsteht.

Mitarbeiterbefragung Schritt 1: Die Vorbereitungsphase (Teil 2)

Design des Fragebogens

Zentrale Themen

Die vorab definierten Ziele Ihrer Befragung, sowie die Interessen aller beteiligten Stakeholder, liefern Ihnen wichtige Anhaltspunkte über die zentralen Themen, die Sie für den Fragebogen berücksichtigen müssen. Einem professionell designten Fragebogen sollte ein wissenschaftliches Modell zugrunde liegen; inhaltlich sollten sich außerdem Ihre strategischen Unternehmensziele darin wiederspiegeln.

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Formulierung der Fragen

Die Formulierung der Fragen ist entscheidend dafür, welche Einblicke und Erkenntnisse Ihnen die Befragung überhaupt liefern können wird. Entscheidend ist beispielsweise, ob Sie eine Frage positiv, neutral oder negativ formulieren. Um eine flüssige Beantwortung zu ermöglichen und die Befragten nicht zu verwirren, sollten Sie innerhalb eines Fragebogens nicht zwischen diesen Varianten hin und her wechseln. Vermeiden Sie es außerdem, Ihre Fragen so zu formulieren, dass die Befragten dazu verleitet werden, zu sehr im Sinne der sozialen Erwünschtheit zu antworten.

So könnte beispielsweise die Frage Ich arbeite effizient zu einem Antwortverhalten im Sinne der sozialen Erwünschtheit führen (d.h., überspitzt formuliert, natürlich arbeite ich effizient, aber alle anderen arbeiten ineffizient!). Sie können einer solchen Antworttendenz entgegenwirken, indem Sie die gleiche Frage stellen – aber das Thema auf die Team- oder Organisationsebene bringen: Mit der Aussage Mein Team arbeitet effizient oder Innerhalb meiner Organisation wird effizient gearbeitet beispielsweise, erhalten Sie eine deutlich realistischere Einschätzung der Effizienz Ihrer Organisation.

Antwortskala

Ihre Antwortskala sollte möglichst einfach sein, sodass sie von den Befragten schnell und leicht verstanden wird. Die Formulierung Ihrer Fragen ist ausschlaggebend dafür, welche Antwortmöglichkeiten es gibt. So können Fragen beispielsweise Ja-/Nein-Antworten, Beschreibungen, Erklärungen oder Bewertungen auf einer Skala erfordern. Auch bei letzterem gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Sie können die Befragten jede Aussage auf einer Skala von 1 bis 10 bewerten lassen.
  • Sie können auch eine Viererskala verwenden. Beide Optionen zwingen Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dazu, sich für eine Tendenz zu entscheiden, ohne auf eine neutrale Ausweichmöglichkeit zurückgreifen zu können.
  • Wissenschaftlicher Standard ist die Verwendung einer fünfstufigen Likert-Skala, auf der die Befragten die Möglichkeit einer neutralen mittleren Antwortkategorie haben.

Validität

Es ist enorm wichtig, dass Sie einen validierten Fragebogen verwenden – denn nur dann können Sie sicher sein, dass Sie auch genau das messen, was Sie eigentlich messen möchten. Da die Validierung eines Fragebogens aufwendig ist und mit viel Recherche bzw. – im Falle der statistischen Validierung – der Notwendigkeit für umfangreiche Datensätze einhergeht, entscheiden sich viele Organisationen dafür, auf bereits bewährte Fragen zurückzugreifen. Wenn Sie sich für diese Herangehensweise entscheiden, können Sie sicher sein, dass Sie die richtigen Fragen stellen.

Offene Fragen

Manche Befragte werden beim Ausfüllen des Fragebogens mehr zu sagen haben, als das Format des Fragebogens vorsieht. Um Ihnen dies auch zu ermöglichen, können Sie offene Fragen vorsehen. Deren großer Vorteil liegt darin, dass sie teilweise noch tiefere Einsichten ermöglichen. Allerdings gehen offene Fragen auch mit dem Nachteil einher, dass sie zusätzlichen Platz beanspruchen, was dazu führt, dass der Fragebogen sowohl länger aussieht, als auch eine längere Zeit zum Ausfüllen benötigt wird. Versuchen Sie deshalb, die Anzahl der offenen Fragen zu begrenzen; ein oder zwei offene Fragen am Ende des Fragebogens sind in der Regel mehr als ausreichend.

Bei der Abwägung, ob Sie offene Fragen aufnehmen möchten oder nicht, ist es ratsam, das Thema Mehrsprachigkeit zu berücksichtigen. Wenn mehrere Nationalitäten in einem Team zusammenarbeiten und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die offenen Fragen jeweils in ihrer Muttersprache beantworten, kann dies im Hinblick auf die Anonymität zu Unsicherheit führen. In diesem Fall sollten Sie dafür Sorge tragen, dass alle offenen Antworten für die Auswertung in eine Zielsprache übersetzt werden, um die Anonymität zu gewährleisten.

Attraktivität des Fragebogens

Inhalte

Wenn Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Fragebogen zum ersten Mal sehen, sollten Sie unmittelbar Lust darauf haben, diesen auch auszufüllen. Sie sollten den Fragebogen aus diesem Grund möglichst kurz und knapp halten. Konzentrieren Sie sich auf die vorher festgelegten zentralen Themen und fragen Sie nur Aspekte ab, an welchen Sie (im Folgeprozess) auch wirklich arbeiten können. Wir raten davon ab, den Befragten zusätzlich komplexe Beurteilungen abzuverlangen, wie beispielsweise die Bewertung der Wichtigkeit bestimmtet Aspekte. Solche Fragen machen den Fragebogen unnötig lang und schwerfällig, was letztlich zu unzuverlässigen Daten führt.

Gestaltung des Fragebogens

Definitiv nicht unterschätzen sollten Sie die optische Attraktivität des Fragebogens. Nutzen Sie beispielsweise Ihre Unternehmensfarben und das Unternehmenslogo. Dies erhöht den Wiedererkennungswert des Fragebogens und führt zu einer höheren Beteiligungsquote.

Mehrsprachigkeit

Der Fragebogen sollte in derjenigen Sprache beantwortet werden können, die von den Befragten hauptsächlich gesprochen wird. Wenn Ihre Organisation beispielsweise ihren Hauptsitz in Deutschland hat, aber (z.B. aufgrund von Grenznähe) viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt, deren Muttersprache nicht Deutsch ist, werden Sie mit einem deutschen Fragebogen nicht ausreichend belastbare Daten erfassen können. In fast allen Fällen ist es empfehlenswert, den Fragebogen in all diejenigen Sprachen übersetzen zu lassen, die normalerweise in Ihrer Organisation gesprochen werden.

Wenn Sie eine mehrsprachige Befragung aufsetzen, ist es essenziell, die Übersetzung des Fragebogens in allen Sprachen umfassend zu prüfen. Korrekte und verlässliche Übersetzungen sind für den Erfolg einer Befragung zentral – im Idealfall sollten Sie deshalb auf eine zuverlässige Übersetzungsagentur zurückgreifen, mit der Sie ggf. auch bereits gute Erfahrungen in der Vergangenheit gemacht haben. Denken Sie daran, dass eine wenig belastbare Übersetzung auch mit wenig belastbaren Daten einhergeht.

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