Mitarbeiterbefragung Schritt 3: Worauf Sie bei der Durchführung achten sollten

Sobald Sie die strategische Ausrichtung Ihrer Mitarbeiterbefragung definiert und ihren Zweck sowie den Ablauf kommuniziert haben, folgt die eigentliche Durchführung der Befragung. In diesem Teil unserer Blog-Reihe befassen wir uns mit der Verteilung der Fragebogen, der Datenerhebung und dem darauffolgenden Reporting der Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung.

Mitarbeiterbefragung Schritt 3: Worauf Sie bei der Durchführung achten sollten

Verteilung der Fragebogen

Ob Sie die Fragebogen an alle Mitarbeitenden Ihrer Organisation oder nur an bestimmte Teams verteilen, hängt vom Zweck und Timing Ihres Projekts sowie von der Größe Ihrer Organisation ab.

Wenn Sie Ihre Befragung beispielsweise in einer kleinen oder mittelgroßen Organisation durchführen (weniger als 500 Mitarbeitende), ist es häufig noch ohne zu großen Aufwand realisierbar, jedem Mitarbeitenden einen Fragebogen zuzustellen.

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In größeren oder internationalen Organisationen wird die Verteilung der Fragebogen bereits komplexer und Sie möchten hier ggf. darüber nachdenken, das Set-Up der Befragung und die Verteilung der Fragebogen auszulagern – v.a. gerade dann, wenn die Befragung an verschiedenen Standorten durchgeführt werden soll.

Wenn Sie Ihre Mitarbeiterbefragung online durchführen, sollten Sie in der Woche vor  Befragungsbeginn das Befragungssystem nochmals testen, um sicherzustellen, dass die Online-Befragungsumgebung fehlerfrei funktioniert, richtig eingerichtet ist und bei Befragungsstart keine Probleme auftreten werden. Es wird bei Ihren Mitarbeitenden sicherlich keinen guten Eindruck hinterlassen, wenn sie beispielsweise eine Email mit der Anrede "Sehr geehrter [Name]" erhalten. Wenn Ihre Befragungssoftware das Zwischenspeichern des Fragebogens und dessen Wiederaufnahme zu einem späteren Zeitpunkt ermöglicht, sollten Sie prüfen, ob die Daten auch tatsächlich zwischengespeichert werden. Sie sollten es tunlichst vermeiden, Ihre Mitarbeitenden mit schlechter Benutzerfreundlichkeit oder einem komplizierten Prozess zu frustrieren.

Lesen Sie auch: Schritt 1: Die Vorbereitung Ihrer Mitarbeiterbefragung (Teil 1)

Welche Befragung ist für wen geeignet?

Wenn Sie mit mehreren internationalen Geschäftsbereichen und unterschiedlichen Kulturen arbeiten, sollten Sie die sprachlichen und kulturellen Unterschiede berücksichtigen, die sich ggf. darauf auswirken können, wie die Mitarbeitenden die Befragung wahrnehmen werden. Vor diesem Hintergrund sollten Sie darüber nachdenken, spezifische Fragen für einzelne Geschäftsbereiche oder Länder aufzunehmen. Durch eine solche Berücksichtigung von lokalen Besonderheiten, erhöhen Sie das Commitment der Mitarbeitenden mit der Organisation und der Befragung.

Befragungszeitraum

Das Pareto-Prinzip, welches besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erzielt werden, trifft auch auf Rücklaufquoten zu. Die meisten Teilnehmenden werden den Fragebogen bereits in den ersten Tagen beantworten. Daher ist ein Befragungszeitraum von zwei Wochen in der Regel völlig ausreichend. Sollte die Beteiligung jedoch sehr hinter den Erwartungen zurückbleiben, sollten Sie darüber nachdenken, den Befragungszeitraum um eine Woche zu verlängern und nochmals gezielt zur Teilnahme aufrufen.

Lesen Sie auch: Schritt 1: Die Vorbereitung Ihrer Mitarbeiterbefragung (Teil 2)

Datenerhebung

Bei einer reinen Online-Befragung ist die Datenerhebung für gewöhnlich sehr einfach. Wenn Sie jedoch auch Papierfragebogen nutzen, müssen Sie definieren, wie die Papierfragebogen wieder eingesammelt werden. Definieren Sie eine Adresse, an welche die Fragebogen individuell zurückgeschickt werden sollen. Oder lassen Sie Sammelbehälter an den verschiedenen Standorten aufstellen, in welche die Papierfragebogen eingeworfen werden können, um dann zentral zurückgeschickt zu werden. Je leichter die Rücksendung des Papierfragebogens für die Befragten ist, desto besser für Ihre Beteiligungsquote.

Denken Sie auch darüber nach, wie Sie die Papierfragebogen, die an Sie zurückgesandt werden, wieder den jeweiligen Abteilungen oder Teams zuordnen können. Am besten versehen Sie die Fragebogen zu diesem Zweck mit einem individuellen Code, der Ihnen die nachträgliche Zuordnung erleichtert. Aus Anonymitätsgründen sollte dieser Code keine Rückschlüsse auf individuelle Personen, sondern lediglich auf die Zugehörigkeit zu einem Team oder einer Abteilung zulassen.

Lesen Sie auch: Schritt 2: Wirkungsvolle Begleitkommunikation zu Ihrer Mitarbeiterbefragung

Reporting

Wenn Sie Ihre Befragung sorgfältig geplant haben, werden die erhobenen Daten sehr aufschlussreich und nützlich sein. Doch denken Sie beim Reporting nicht nur an die Ergebnisse. Ihre Ergebnisberichte sollten zusätzliche Informationen beinhalten: Warum wurde die Befragung durchgeführt? Wie war die Teilnahmequote? Berücksichtigen Sie auch solche Kontextinformationen. Aber halten Sie die Ergebnisberichte trotzdem kurz und übersichtlich.

Stellen Sie sicher, dass die Ergebnisse bspw. durch eine statistische Auswertung bekräftigt bzw. relativiert werden. Das Aufzeigen von Antworten zu offenen Fragen ist außerdem auch sehr wichtig, um einen ggf. aufschlussreicheren Einblick in die Ergebnisse zu erhalten. Es zählen jedoch nicht nur die Ergebnisse! Kontextuelle Informationen wie die Positionierung der Befragung oder die Teilnahmequote sollten auch unbedingt aufgezeigt werden. Gleichzeitig sollten Sie darauf achten, dass die Berichte dennoch kurz und prägnant bleiben. Wichtig sind auch eine sorgfältige statistische Analyse und Aufbereitung der Ergebnisse, sowie die Berücksichtigung der offenen Nennungen, welche Ihnen noch tiefere Einsichten ermöglichen werden.

Bereiten Sie die Ergebnisse visuell auf. Wir empfehlen beispielsweise stärker auf Charts und Diagramme zu setzen als auf textintensive Erläuterungen. Auf diese Weise können auch Veränderungen – beispielsweise von einer Befragung zur nächsten – leichter visuell erfasst werden. Benutzen Sie Farben und Icons, um Bereiche hervorzuheben, in welchen es entweder besonders gut läuft oder in welchen der größte Verbesserungsbedarf vorliegt. Berichte, die übermäßig viel Text enthalten, lesen sich weder gerne noch leicht und regen somit auch nicht unmittelbar dazu an, wirkungsvolle Folgemaßnahmen zu ergreifen.

Fassen Sie die Antworten auf offene Fragen in so wenig Kategorien wie möglich zusammen. Achten Sie bei der Präsentation der Ergebnisse darauf, dass Sie die Aufmerksamkeit des Publikums nicht verlieren. Benutzen Sie hierzu eine ansprechende visuelle Aufbereitung der Ergebnisse. Ein Bild sagt mehr als tausend Worte.

Die Befragung hat sich dann bezahlt gemacht, wenn die jeweiligen Stakeholder Ergebnisberichte erhalten, mit welchen sie wirkungsvolle Veränderungen und Verbesserungen auf den Weg bringen können. Sie sollten hierzu darauf achten, die Reportings auf die jeweilige Zielgruppe zuzuschneiden:

  • Eine Kurzpräsentation mit den wichtigsten Ergebnissen und Einsichten für den Vorstand.
  • Einen ausführlichen Ergebnisbericht für HR.
  • Handlungsorientierte, übersichtliche Ergebnisberichte für die einzelnen Geschäftsbereiche und individuellen Führungskräfte.

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